人事異動で動くことがきまった後の動きの反省

閃きと能書き

いつもお世話になっております。

3月と言えば多くの会社で4月からの人事異動が発令される時期かと思います。

かくいう私もその一人でして、この度異動がきまりました。

異動が決まるとやることが色々出てくると思います。

引継ぎであったり荷物の整理・移動であったり。

私の会社の場合、引継ぎなどの異動が決まった時の処理は10営業日以上はかけて行う事が出来るので、日常の業務と並列処理を行わなければならないものの何とかなるはずでした。

しかし諸事情により5日しか日程を割くことができなくなってしまいました。そしてそれはもう終わりました。それはそれは中途半端に。

なので、この記事はこうしておけばよかったという反省録になります。

まだ3月は終わっていませんので、せめてこの記事が誰かの参考になればなと思うばかりです。

是非反面教師にでもしてください。

反省点① やるべきことのリストアップが雑だった

基本中の基本ですね。段取り8割です。私はここでダメだったからこの後もダメだったんですね。

いい訳になりますが、やらなかったわけではないんです。

異動が決まった際にまず簡単なやる事リストは作りました。最初の頃は「これだけやれば大丈夫だろう」という感じで結構気持ちに余裕がありました。

しかし実際にやってみると、付随してこまごまとしたやることが増えたり、そもそも想定してなかった事が出てきたりしてきます。しました。

一番困ったのは、ある書類を提出しなければならなかったのですが、その期日が聞いていたものと違っていた(前日で言いと言われていたのに実際の提出先が言うには2週間前提出)というのと、それが1人で完成しない書類だったので何名かの時間を貰わなければならなかった事、添付するものもあったのでその用意にも時間を要した事です。

いやぁ、全部自分の詰めが甘かったんですけどね。

なので、用意しておくモノや、やるべきことがある場合その手順や必要なものについても段取りを調べておくなど準備しておいて、他の人の力が必要であればあらかじめ声をかけておけばよかったなと思います。

反省点② 行動リストの優先順位の付け方が悪かった(所要時間の見積もりも甘かった)

いざやるべき事をリスト化した後は実際に取り掛かるわけですが、やっぱり優先順位って大切ですよね。

私は優先順位がめちゃくちゃだったというのもあるのですが、所要時間についても見積が甘く、後半は色んなことを同時にぐちゃぐちゃしながらやる羽目になりました。

次の担当者(未経験者)に引継ぎしながら仕事の概要と手順とその周辺業務を教えていたのです。

未経験者なのでまず仕事の概要が分からない。概要が分からなければ手順も分からない。手順も分からなければ使うツールや書類や必要なものも分からない。そしてツールや書類どこに何があるのかももちろん分からない。

それらを全部一個ずつ引継ぎしながら教えている時間は正直ありませんでした。なので教えられる範囲でとにかく詰め込むように教えていました。

こういう時はこう!次はこう!そしてこう!ここで使うものはここ!こういう注意点があるからそういう時はこう!みたいに。

こんな教え方じゃ絶対分からないですよね。本当に反省してます。

他の作業も全く終わらず、ある作業は全体の2割くらいしかできませんでした。それもある意味優先順位の結果なので仕方ないとは思いますが、出来ればやり切りたかった内容でした。

なので、優先順位をつけて、それぞれの所要時間(タイムリミット)も決めて、もっとメリハリをつけてやればよかったと思いました。

反省点③ 周囲の人を気にせずもっと自分主導で動けば良かった

私だけ引継ぎに使える時間が少ないという事もあり、周囲の人はとても協力的で助かりました。

それだけにこちらも遠慮してしまった面もあったのですが、それも良くなかったと今では思います。

どういう事かというと、自分は時間がなくて焦っているのですが、他の異動する人達はまだまだ時間に余裕があるのでそれぞれのペースで業務引継ぎや片づけを行っています。

引継ぎの作業の中には、異動する全員がまとめて行うものも中にはあります。

それを私一人のために先にやって欲しいとは言えず、結局全員まとめてやるまで待ってしまったため、先にいなくなる私だけその作業が一部終わらなかったのです。

これには参りました。時間がないのだからもっと早くやれば十分間に合ったのですが、他の人とまとめてやる方が効率的だったので全体のペースで行われるのを待ってしまったがために自分だけ作業が終わらなかったのです。(大切な事なので2回言いました)

なので、もし自分が他の人より早くいなくなる場合や時間がない場合は、他の人を待たずに先に自分だけでもやった方が良かったと思います。

その方が終わらないよりなんぼかマシです。

反省点④ 引継ぎの資料は事前に作っておけば良かった

これは反省点②にも関係するのですが、次の担当者に業務を引き継ぐ場合、しかもそれが未経験者だった場合、まず仕事の概要を教える事すらなかなか骨が折れ、手間がかかり、さらに時間もかかります。

聴く側もよほど頭が良くなければ一回では覚えられませんし、理解も出来ません。

何か質問ある?と聞いても、「何が分からないのか分からない」という状態です。

しかしあまりにも時間がないと、もっと詳細を教えてあげたり、分かるまで説明したり、相手の理解を待つという事も出来ません。

引継ぎ作業と片付け作業を同時にやりながら次の担当者の育成も行う。私には限られた時間の中でこの両立を完璧には出来ませんでした。

せめて、少しでも次の担当者が困らないようにするために、自分が教えた内容の資料(メモでも)を作っておけば、引継ぎ中次の担当者が教えた事を全てメモする必要もありませんし、メモする時間も削除できます。それに教わったことを忘れてもそのメモを見ればわかるので2回教える必要もありません。

そしてさらに、教えられなかった範囲についても業務についての資料をせめて渡すことで、自分が教えられなくとも何とか手がかりがある状態に出来たのではないかと思います。

ほぼ丸投げになってしまって次の担当者には本当に申し訳なく思っております。

反省点⑤ 荷物をもっと大胆に減らすか異動させて置けばよかった

職場が異動になれば、次の職場に荷物を移動させる必要があります。それだけではなく不要なものは処分しなければなりませんし、使えそうなものであれば他の人にあ下駄蜘蛛なると思います。

これを私は少しずつやってたのですが、結局最後の日になっても全体の6~7割の荷物がまだ残っていました。

少しずつやろうという事でやってたのですが、ちょっと少しずつ過ぎたようです。

これでも期日の1日前までには完全に空っぽにしようとか思ってたのですが、現実は厳しかったです。

なので、移動できるものはさっさと移動した方が良かったですし、処分する物は残しておいてもいらないので異動が決まればさっさと捨てるべきです。

特にかさばるものや重たいもの。

10kgを超える荷物を最終日に大き目のバッグに詰め込んで運ぶのは大変ですよ……。

移動日の期日よりかなり先に荷物を整理すればよかったと本当に思います。

仕事や職場によっては無理かもしれませんが、私の職場では他人から借りる事が出来ますので、正直もっと早く荷物の移動・整理・処分が出来ました。

それが出来なかったのは「少しずつやろう」という甘い気持ちです。

やるならガッとやるのが今の私ならお勧めです。

書きなぐりで読みにくい部分もありますが、こんな感じです。

異動する人もしない人も4月からまた頑張りましょう。

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